开始使用PowerPoint前必须做的几件事

在你玩PowerPoint,改变一些简单的设置,将会事半功倍的。如果用默认的设置可能会导致数据丢失,甚至整个文档丢失的!

检查更新

PowerPoint中是复杂的软件,而软件都有一些漏洞。一旦发现,微软就会不断的修复漏洞。为了得到修复,你必须及时更新所谓的“服务包”(Service Pack)。

定期对Windows和PowerPoint检查更新是一把双刃剑,有时候会修复一些BUG,有时候也会带来一些新的问题的,但是总体上来说,及时的检查更新,是一个好习惯。

但是… 如果你使用还在使用Office 2003,或者WPS等软件,你可能就无法体验到Microsoft Office的强大了。

对于不同的PPT版本,有不同的检查更新方式的。

在Office 2007中,

  • 单击Office按钮
  • 单击PowerPoint**选项**(在出现的对话框的底部)
  • 点击资源
  • 点击检查更新

在Office 2010以及2013中,

可以通过开启Windows更新的方式,来检查Office更新的,这里不再赘述。

Windows设置

在开始讨论之前在PowerPoint中工作,我们建议作出一些改变你的Windows安装程序。

让Windows**停止隐藏你的文件以及文件名扩展名**

这个建议百度一下的,主要在文件夹选项->查看->选择“显示隐藏文件、文件夹和驱动器”的选项的和取消勾选“隐藏已知文件类型的扩展名”

这样子的还有一个好处,就是防止exe病毒程序勿点击的,以前有很多U盘病毒,会隐藏文件夹后然后生成一个类似文件夹的同名exe病毒文件的,假如你不显示隐藏文件夹和文件扩展名的话,就会很容易勿点击,然后中毒的。

定期清理临时文件

这会让Windows跑得快一点的,尽管现在很多人采用了固态硬盘,其实固态硬盘所留空间越小,也会影响读写速度,导致Windows变慢的。

清理的方法么,见百度或者某些优化软件的,比如我会用用软媒魔方大师的清理大师之类的小软件,有绿色的,不建议安装,建议直接运行它的CleanMaster.exe的。

关于杀毒软件

这年头,杀毒软件误报Office病毒的概率已经很低很低了,建议遇到连杀毒软件都报毒的Office文件的话,还是最好不要打开的。

当然,事实上,很多杀毒软件对比的是文件的头文件,如果恶作剧的,手工产生一个伪病毒文件也不是不可能的。

开始使用PowerPoint

同样的,开始之前先做几个优化设置的。

自动保存

高版本的Office中,尤其是10和13版本的,自动保存功能可以极大概率的恢复Office意外崩溃后没有及时保存的文件。

打开的方法是,在PowerPoint程序中,文件>>选项>>保存>>勾选“保存自动恢复时间间隔”,然后设置一个时间点的。

如果你电脑足够配置强大,可以把该时间设置的短一点的,但是这样子带来的问题是,编辑大文件PPT的时候,会在自动保存的时候,PPT就失去了响应(即时你电脑再牛逼,其实也会稍稍卡一下的),对耐心差的人类影响极大,所以需要慎重考虑这个数值的。

最多可取消的操作数

默认Office只能撤销20步的,这点有点点坑的,尤其对于新手来说,简直就是灾难。

可以在PowerPoint程序中,文件>>选项>>高级>>最多可取消的操作数>>最大是150的

我就是直接改成150的,现在计算机的内存大都足够应付那么多撤销的次数了。

几条免费的建议

不要在U盘或者移动硬盘或者共享文件夹中直接编辑文件的,丢失概率比本地高很多!

定期手工Ctrl+S快捷键保存文件,不要完全相信自动保存的。

对文件版本采用很好的控制方案,比如安装时间加前缀,或者按照修订次数加前缀或者后缀都是不错的选择。

(实在懒得配图了,原谅我吧)